みなさん、こんにちは！ゆりぼーんです。私には通関士として働いている友だちがいるんですが、その子から聞いた話をもとに、通関士さんたちの電話マナーについてお話ししていきますね。
通関士って、国際貿易の世界で超重要な役割を担う専門家なんです。その仕事の中で、電話でのやりとりがめちゃくちゃ大切なんだそうです。今回は、通関士さんならではの電話マナーについて、詳しく解説していきますよ！
専門知識を活かした的確な応対
通関士さんが電話で話すときは、専門知識をフル活用した的確な応答が求められるんだって。
法令や規制の正確な理解
通関業務では、関税法や通関業法などの法令や規制がコロコロ変わるらしいんです。だから、常に最新情報をキャッチしておくことがマストなんだとか。古い情報や間違った解釈で答えちゃうと、取引先に大変な迷惑をかけちゃうかもしれないんですって。
専門用語の適切な使用
HSコードや原産地規則なんて、聞いたこともない言葉がたくさん出てくるんですよね。これらの専門用語を正確に使うことで、プロとしての信頼性がグッと上がるんだそうです。でも、相手が素人さんの場合は、わかりやすい言葉で説明することも大切みたい。
私も一度、友だちの通関士さんに仕事の話を聞いたことがあるんですが、専門用語がバンバン出てきて、頭がクラクラしちゃいました（笑）。でも、優しく噛み砕いて説明してくれたおかげで、なんとなく理解できたんですよね。
国際的なコミュニケーション能力
通関士さんって、世界中の人とやりとりする仕事なんです。だから、いろんな文化や言葉に対応できる能力が必要なんだそうです。
多言語対応
英語を中心とした外国語でのコミュニケーション能力を磨くことが大切みたい。ペラペラじゃなくても、基本的なビジネス英語くらいは身につけておくといいんだって。
私も英語の勉強を始めてみたんですが、なかなか難しくて。でも、通関士さんたちの話を聞いていると、「頑張らなきゃ！」って思えるんですよね。
文化的配慮
国や地域によって、ビジネスのやり方や時差が全然違うんだそうです。宗教や文化的タブーにも気をつけないといけないみたい。
一度、友だちの通関士さんが、イスラム圏の国との取引で、ラマダン中の連絡時間に気をつけたって話を聞いたことがあります。そんな細かいところまで配慮するなんて、すごいなぁって思いました。
迅速かつ正確な情報提供
通関の仕事では、スピードと正確さがめちゃくちゃ大事なんだそうです。電話での問い合わせにも、この点を意識した対応が必要みたい。
即答できる情報の整理
よくある質問は、あらかじめ答えを用意しておくといいんだって。関税率や規制情報なんかは、すぐに確認できる体制を整えておくことが大切みたい。
私も仕事で電話対応することがあるんですが、準備不足で焦ってしまったことがあります。通関士さんたちの話を聞いて、「事前の準備って本当に大切だな」って実感しました。
確認が必要な場合の適切な対応
すぐに答えられないときは、確認にかかる時間をハッキリ伝えるのがいいみたい。「確認してから折り返します」なんて曖昧な言い方じゃなくて、「30分後にお電話させていただきます」みたいに、具体的な時間を約束するといいんだって。
セキュリティと機密性の確保
通関の仕事では、機密性の高い情報を扱うことが多いんだそうです。電話でのやりとりでも、セキュリティにはバッチリ気をつける必要があるみたい。
個人情報や機密情報の保護
電話で大事な情報を扱うときは、周りに聞こえないように注意するんだって。必要なら、別の部屋で話すとか、かけ直すとかするみたい。
私も一度、カフェで大事な電話をしていて、周りの人に聞かれちゃったことがあります。恥ずかしかったなぁ。通関士さんたちの話を聞いて、「場所選びって大切だな」って思いました。
本人確認の徹底
電話で問い合わせがあったときは、ちゃんと本人確認をするのが大切みたい。なりすましや情報漏洩には気をつけないといけないんだって。
緊急時の対応力
通関の仕事では、予想外の問題や緊急事態が起こることもあるらしいんです。そんなときの電話対応も、通関士さんの大切な仕事の一つなんだとか。
冷静な状況把握
緊急時でも落ち着いて相手の話を聞いて、状況をしっかり把握することが大切みたい。必要なら、メモを取りながら重要なポイントを整理するんだって。
私も一度、仕事で緊急事態に直面したことがあるんですが、頭が真っ白になっちゃって。でも、通関士さんたちの話を聞いて、「冷静さを保つことの大切さ」を学びました。
迅速な初期対応
緊急度に応じて対応の優先順位をつけて、すぐにできる初期対応を提案して実行するのが大切みたい。
関係者との連携
必要なら、会社の他の部署や外部の専門家と協力することも大切だそうです。連携先との調整状況は、適宜相手に報告するのがいいみたい。
継続的な改善と学習
通関の仕事は常に変化しているから、電話対応でも継続的な改善と学習が必要なんだって。
フィードバックの活用
電話対応のあとは、上司や同僚からアドバイスをもらうのがいいみたい。お客さんからの評価やコメントも、積極的に集めて改善に活かすんだって。
私も仕事で失敗したときに、先輩からアドバイスをもらって助かったことがあります。通関士さんたちの話を聞いて、「フィードバックって本当に大切だな」って実感しました。
最新情報の収集と学習
業界のセミナーや研修に積極的に参加したり、専門誌やウェブサイトをチェックしたりして、最新情報を集めることが大切みたい。
効率的な業務遂行のための電話活用
通関士さんの仕事では、電話はただのコミュニケーションツールじゃなくて、効率的に仕事を進めるための大切なツールなんだそうです。
事前準備の徹底
電話をかける前に、必要な情報や資料を準備しておくのがいいみたい。相手に確認したいことをリストアップしておくと、効率的にコミュニケーションが取れるんだって。
私も一度、準備不足で電話をかけて、グダグダになっちゃったことがあります。通関士さんたちの話を聞いて、「事前準備の大切さ」を痛感しました。
適切なタイミングの選択
相手の仕事のスケジュールを考えて、適切な時間帯に電話をかけるのが大切みたい。緊急じゃない問い合わせなら、メールを選ぶのもアリだそうです。
結論。プロフェッショナルとしての電話マナーの重要性
通関士さんの電話マナーって、ただのビジネスマナーじゃなくて、プロとしての資質を示す大切な要素なんだそうです。専門知識を活かした的確な応対、国際的なコミュニケーション能力、迅速かつ正確な情報提供、セキュリティと機密性の確保、緊急時の対応力、そして継続的な改善と学習への取り組みが、通関士さんとしての信頼性と専門性を高めることにつながるんだって。
これらのスキルを磨いて、いつも最高の電話対応を心がけることで、お客さんや取引先との良い関係を築いて、スムーズな国際貿易の促進に貢献できるんだそうです。電話マナーを向上させることは、個人の成長だけじゃなくて、所属する組織の評価向上にもつながる大切な要素なんだって。
通関の仕事の複雑さと重要性を考えると、電話でのコミュニケーションスキルを向上させることは、通関士さんのキャリアアップにとって欠かせない要素みたい。日々の仕事の中で意識的に実践して、継続的に改善していくことで、プロとしての価値を高めて、国際貿易の現場でなくてはならない存在になれるんだって。
私も通関士さんたちの話を聞いて、「電話マナーって本当に大切だな」って思いました。みなさんも、自分の仕事や日常生活で、こういった点を意識してみてはいかがでしょうか？きっと、コミュニケーションがもっと楽しく、スムーズになるはずです！
それじゃあ、今回はこの辺で。また次回、楽しい話題でお会いしましょう！バイバーイ！
